本报上周二产业版报道了订货会的准备阶段企业应该注意的问题。当我们一切准备就绪，在订货会现场上怎么踢好这临门一脚呢？记者继续采访资深终端培训讲师、订货会研究专家郭汉尧，与晋江鞋服企业共同探讨订货会的进行时。
“酒店政治”要做好
在会场上企业最怕个别经销商有异议当场发作造成的会场尴尬甚至是集体情绪，这样给订货会带来的不仅是订货会的失败，更是对未来半年销售的负面影响。
因此，与代理商、经销商深度沟通很重要。发现代理商、经销商怀有异议，或者思想波动、情绪反应，企业必须及时与之沟通，以防其在订货会现场爆发。这就要求在订货会之前把这些可能存在的问题规避掉。
相反，如果会场现场能有几个经销商积极订货，踊跃的榜样则能带来积极的影响。怎么样才能将榜样树立起来，带动会场气氛，这需要负责经销商的人员事先与经销商深度沟通。
如果现场有突发事件发生，应该立即将有情绪的经销商独立出来，请到会场外单独沟通，同时还应有人组织经销商继续订货，避免受其影响。但是这毕竟是已经发生了，不良影响还是存在，所以最好在萌芽状态就把现场可能出现的问题区隔开，降低其发生的概率，这就需要“酒店政治”。
所谓“酒店政治”，是指业务员与经销商在订货会之前就在酒店沟通好，“摆平了再到会场来”。如果没有及时与经销商沟通好，让其情绪在会场上发挥，那整个订货会就功亏一篑了。事先需要经销商做到什么程度，哪些方面必须稳住，在什么情况下带好头，这些都有赖于做好“酒店政治”。
“酒店政治”实行的是“人盯人”战术，比如，负责湖北市场的人员从湖北区的经销商下榻酒店开始，就要开始与之沟通，发现问题并安抚，将经销商的异议、投诉、牢骚等都在酒店里解决掉，才能保证现场的顺序按照企业的思路有条不紊地进行。
因此订货会的前一天很重要，在前一天晚上，负责经销商的人员都能够与经销商做好沟通，人员一般由参加过订货会并且熟悉业务的老员工担任，以防在沟通中涉及政策之类的业务问题无法很好地应对。
另外，必须强调在现场无论遇到什么问题，唯一的办法就是解决。不要出现经销商发牢骚，工作人员也跟着发牢骚，或者推脱责任。因为这样的情况是最糟糕的，如果让经销商看到了，品牌形象必将大打折扣，并且直接影响到经销商的订货情绪。因此工作人员的状态非常重要，这就要求对订货会工作要有科学明确的分工，充分调动工作热情。
必须设置机动小组
订货会现场工作人员必须严格按照分工来完成工作，可以发挥主观能动性，但是要与自己的“分内”有关系，不能天马行空，完全按照自己的意识来做。比如，在现场不要发现某个环节没有人在岗，就主动顶上去，这样做可是“吃力不讨好”。因为这样会造成缺人手的地方有人服务，自己应该做好的又没人负责，会场容易混乱。因此订货会现场需要很严格细致的分工，按照分工的职责来做。
订货会工作小组分工的时候，有必要设置一个机动小组，与考核组是一起进行的，在考核的时候发现哪里服务的工作人员不见了，马上从机动组派个人顶上去，然后考核组立即找到原来离岗的同事责令返岗工作，并继续考核。
另外，考核组在现场发挥的作用也很重要，必须巡视整个会场，与总指挥配合好监督会场上人员的工作情况，及时处理人员安排。在订货会开始之前必须强调现场人员守住自己的岗位，不要擅自离岗、替岗。
通讯、保安、时间掌控都不能少
很多企业订货会会寻找策划公司负责具体项目的策划，策划公司就是订货会的协力商，订货会现场要做好，协力商也是重要角色。有很多细节协力商更清楚。除了在订货会之前与协力商充分沟通外，还要跟协力商达成协议，订货会期间协力商多派人手过来，以防现场因不熟悉细节而造成的麻烦。
开幕的时候最重要的就是掌控时间，一位领导迟到半个小时，时间安排就全部打乱了，这样必然影响后续安排。好的开始是成功的一半，必须保证时间不要与计划有太大的出入，使得流程能够顺利进行。每个人上台发言，10分钟就是10分钟，事先应有约定，不要让其发挥，以免影响后续工作。
另外，现场的通讯和安全工作很重要。所有工作人员的通讯方式整理成清单，人手一单，方便联系，同时也要强调通讯纪律，不得关机和出现手机欠费情况。曾有企业出现工作人员因心理压力过大，手机关机的情况。
所有的楼梯口要有保安力量，有的订货会地点选在海边或者山庄，都要注意每一位人员的安全，不要乐极生悲。
这些工作将由总指挥统一把关，需要强调的是总指挥必须是“置身事外”的人员，不能具体负责事务，否则不能通观全局。有的企业碍于领导面子，董事长、总经理是总指挥，这样并不是明智的做法。董事长、总经理是订货会的主角，却还要担任总指挥，根本无暇顾及。因此总指挥由企划部某位员工担任更为合适，会场上所有人都要听其指挥，包括领导。
