销售费用是一个非常模糊、笼统的概念。要想理清销售费用，必须将其分门别类，通常我们将销售费用划分为促销费用、经营运作费用、人事费用以及其他费用。其中促销费用指广告宣传费、促销活动费、促销品费用以及付给广告公司的策划费用等；运作费用包括销售场所的租赁费用、差旅费用、招待费用、运输费用等等，用于保证销售正常运行；人事费用指销售人员工资、奖励以及福利等等费用；其他费用则是应对突发事件所发生的费用，以及一些非经常性的费用。

很多OA行业（办公自动化行业）的公司的销售费用的管理都存在一些问题。“一手紧，一手松”是最常见的现象，如经营运作费用控制得比较严格，但是广告费用和促销费用控制比较松；“重预算，轻控制”也是常见的现象，预算时讨价还价，非常“抠门”，但实际使用时不管实际情况是否变化了，费用使用是否合理，只要有预算，就要花掉，应该控制时反而不敢认真了；另外还有各种费用配比不合理；等等。这样给费用的使用者留下了大量的空间，可以随意地支配费用，改变费用流向。销售费用的流向变化，通常会给销售人员带来好处，轻者为销售人员的工作带来便利，提高其业绩；重者直接变为销售人员的个人收入，发生职业侵占。这些现象加剧了销售费用的上升，使得钱花到不该用的地方，造成浪费，甚至失控。应对这些问题，OA行业的公司首先要建立远景管理，提高人员的素质，跟踪费用流向，审计并严厉处理违纪的现象，从而有效地控制销售费用。

 

1、销售费用使用和管理的责任不清，很容易造成费用流向改变

销售部门和财务人员在销售费用的使用、管理方面责任不清，缺乏有效地配合，是费用管理失控的结构问题。OA行业的销售部门管理者很多是从销售出身，缺乏财务知识，对于费用控制缺乏正确的认识，手段也不足；而财务人员通常对销售部门业务流程不熟悉，对销售费用流向的合理性也无从掌握。另外由于部门分工不同和各自的目标考核，销售部门和财务部门的配合常常出现问题。这样在实际操作中留有太多的空间和管理“盲区”。

公司结构问题造成了“一手软一手硬”的常见现象。经营运作的费用通常是由财务人员管理，控制得比较紧；但是促销费用通常是销售部门使用和管理，财务部门对这些费用不太熟悉，参与管理比较困难，因此促销费用控制就比较松。另外，再往细看，运作费用中的差旅费，公司通常制定比较严谨的标准，管理较严；而促销费中的促销活动费用，如展示招待费，基本上不可能制定标准，使用和管理就比较随意。

另外，销售部门的任务是完成销售任务、提高市场占有率，他们对费用的控制意识较弱，甚至有抵触情绪。一般来说，广告打比不打好，打得多比打得少好，在任务压力的引导下，销售部门是不愿意控制费用，即使费用的节约可能对其收入产生好处，他们也未必会认真控制费用。这种认识上的误区都会造成公司的费用控制出现漏洞。即使是差旅费、招待等经营费用，虽然OA行业的公司都有自己的公司标准和相关规定，但是“差是否该出”、“客是否该请”都是销售部门说了算的，财务部门控制起来是非常困难的。在这种环境中，销售费用会从控制比较松的项目流向比较紧的项目，为使用者带来好处。

2、费用设置不合理，使得很多需要花的钱，没有出处，只有从促销、宣传费用中“挤”出来。

公司的费用控制的第一关是预算管理。在制定预算时，OA公司常常过于节省，一些必要的费用也会被砍掉，使得费用配置不合理。等到实际操作时，销售人员常常要面对“无米之炊”的尴尬局面，只能挪用其他项目的费用，使得费用的流向发生变化，监管部门知道后，也只能睁只眼闭只眼，从而加剧了费用流向的混乱。

OA行业公司一般不会预留平衡经销商关系的费用，但是在渠道管理中，公司经常会与经销商发生冲突，这种垂直冲突通常需要“用钱来摆平”。例如：“用广告费摆平经销商”就是一种常见的现象。广告费是销售人员手上掌握的重要权力，常用于管理经销商，协调与经销商的关系；但实际操作中，这种权力经常被“滥用”，或者为销售人员工作带来便利，或者为其带来直接的好处。经销商在遇到竞争时，为了争夺订单会降价，这种降价通常要公司协助，共同承担损失。但是，如果公司没有设立相应的费用项目，而降价又难以被批准，这时销售部门通常会用广告费来摆平，给经销商一笔广告费，并不要求其做广告，用来贴补降价的损失，息事宁人。这种费用流向的改变，长此以往会让经销商该做的促销不做，该打的广告不打，让经销商可能利用厂家的促销费达到变相降价的目的，进而造成费用失控。

3、销售主管人员的认知误区，使得各种费用相互流动，进而加剧了费用失控的局面。

销售费用中，经营费用与人事费用必须分开，相互之间的替代就会出现问题。有些公司对销售人员的考核是按销售量（或者毛利）提成，这种提成本应该核定为销售人员的人事费用，但有的OA公司却让其涵盖了销售人员的收入、差旅费、招待费等，如果是代理制的销售体制，那么不会有问题；但如果对公司的员工也如此管理就会出现问题。这些提成一旦成为了销售人员的收入，除非万不得已，销售管理者不要指望员工会把这些提成用于差旅、招待等开销。但是，这些费用一旦出现时，销售人员就会想点子，钻公司的空子，将其他费用挪过来。这种现象实际上是费用粗放管理的结果。

还有一些公司把一些正常的经营费用看着员工福利。差旅费是正常的经营费用，不能变为一种待遇，否则就会成为销售人员捞取外快的手段。一些效益较好的OA公司会给员工制订较高的差旅费标准，目的让员工在出差时也有一个良好的工作环境，维护高尚的公司形象。但是如果疏于管理，特别是监督不严谨，这就会助长员工的不规范行为，他们会通过虚开票据进行职业侵占，使得经营费用流向人事费用，费用失控就会成为必然。员工混差旅费在OA行业也是一种常见的现象，很多OA公司实行差旅费包干制度，一些销售人员就以支持经销商销售为名义，长期呆在经销商处，工作安排并不饱满，效率低下。而销售的管理者也只关心业绩，这样就使得销售人员有空可钻；更有甚者，有些管理者还认可员工的这种行为，以示关心员工。公司的管理层“太扣”，给销售人员的收入太低会助长费用乱流的现象，特别是在同行业中员工收入处于下游的公司更容易发生这种问题。

4、促销费用，直接或者间接地转向销售人员的收入，是最严重的销售费用流向失控，其破坏力是巨大的。

促销费用本身就有监督困难的问题。其中，广告费相对比较透明，而促销活动费用，如果销售部门管理过松，到了财务部门基本上就是“黑箱”，想审计都困难。为了“讨好”经销商，销售人员通过增加经销商的促销费，让经销商多吃货，提高自己的业绩，从而间接提高自己的收入。这种现象虽然不是直接的费用流向变化，但是间接给销售人员带来好处，但直接导致促销费用浪费，这是一种比较隐蔽的费用流向变化，但危害极大，会破坏市场秩序。这些问题任其发展下去，促销宣传费用就会以“回扣”等形式转到了销售人员手中，成为销售人员的收入，这直接导致销售费用失控的问题。OA行业中，员工与经销商瓜分公司的促销广告费也是屡见不鲜的，OA公司的销售代表通常都有一定的促销费使用权限，掌握了一部分促销资金，公司对这些费用的管理基本上是依赖预算，少有跟踪审计的，粗放地管理给销售人员的不规范行为大开方便之门，职业侵占的事情并不少见。

销售部门对促销费用使用往往是比较灵活，但是这种灵活构造了费用流向失控的土壤。公司对销售人员的管理过于粗放，大家对促销费用流向变化司空见惯，等到发现问题，又投鼠忌器。不会管理、不敢管理就使得这种职业侵占的现象越演越烈。

 

OA行业公司费用流向管理，主要是控制展示费用、广告费用等促销费用，以及差旅费、招待费等经营费用。销售费用的控制就是要控制这些费用不被浪费，或者挪着他用。为了有效地管理这些费用，公司必须明晰各项费用的用途，费用的挪用，即使为做好工作也是不能容许，因为费用的乱流是费用管理失控的土壤。因此，OA公司必须从业务流程、责任部门和责任人等各个方面严格把关，控制好费用的流向。

1、预算分配、过程控制、事后审计，有效地控制费用的流向

就OA公司来说，合理配置费用，养成专款专用的习惯，是避免销售人员挪用费用的第一步。专款专用是控制费用流向的重要手段，可以避免销售人员“捣浆糊”，将销售费用挪着他用，这首先要提高预算水平，合理地配置费用，一味地压缩预算是不科学的，特别是一些应对突发事件的费用必须留有预算，因为市场情况是不可能完成预知的。留有预算就避免了销售人员在实际操中要经常面对“无米之炊”的尴尬现象，也无需挪用其他费用。

另外，对于一些销售工作中，确实需要发生的费用，即使预算中未予安排的，也要在审批后，从其他项目列支，这是加强过程控制的基础。例如，遇到经销商相关的核心成员有红白喜事时，销售人员不能不代表公司拿出礼金有所表示，这种费用通常是没有预算的，公司在核实费用后应予以开支。销售人员手中掌握的费用，虽然应该放手让其使用，但并不表示管理者可以放任自流，必要的审核、检查是不能少的。促销费用可以向销售商查实，广告费可以通过多方询价和利用中介公司进行控制。

对于销售费用要定期进行审计。审计后，公司要严肃处理费用违纪使用的情况，不只是要处理职业侵占等违法行为，还要纠正销售费用流向随意变更问题。这是有些OA公司没有做好的工作。对于那些有费用挪用等违纪现象，公司要及时严肃处理，不要等到问题积累后，投鼠忌器，让局面失控。笔者在管理分公司的工作中，曾经遇到分公司经理挪用促销费用的现象，他利用公司的促销费用谋取私利。公司的不定期审计中及时发现了问题，并及时更换了分公司经理，避免重大损失的发生。

 

2、设立销售管理部进行跟踪管理，控制和审计销售费用

财务部门和销售部门的管理者，由于知识背景和工作经历，对费用控制各有长处，前者有更多的财务知识，而后者更了解销售费用的使用流程。为让两者结合起来，OA公司可以成立销售管理部这样的专门机构，对一些原先的费用控制盲点进行跟踪管理，可以有效地控制销售费用的流向。

有的OA公司，就是利用了销售管理部有效地管理了销售费用。销售管理部除了考核下属分公司对销售政策的执行情况，还有一个重要的工作就是加大销售费用的审计力度，及时跟踪销售费用的流向。特别对是一些不透明的促销费用加强管理，避免销售费用在不同的项目之间相互流动；对于一些异地发生的费用更要重点核实，有效地控制费用的流向；对一些流量过大的费用要及时干预，避免失控。过程控制、事后审计与预算管理同等重要，这些手段的综合运用，可以有效地控制费用的流向偏差。

通过流程控制和适时干预，对于那些可能发生流向变化的费用及时纠正。费用审核、审计既要包括是否控制在预算内，也要包括是不是改变了费用的流向和用途等问题。

 

3、销售人员的教育，特别是愿景教育和忠诚度培养，非常重要；不要以为这些都过时了，其实很有用。

无论多么严格的管理制度，多么严谨的业务流程，多么完善的组织机构，这一切都是由人来完成的，由每一个具体的员工执行，所以费用的控制，关键还在于人。因此，公司必须加强员工的教育。在控制销售人员费用时，避免销售人员的短期行为是非常重要。具体的方法是将员工的长期利益与公司的发展联系起来：开展愿景教育，为员工展示一个美好的未来，给员工一个有安全感的公司环境，让员工能够将自己的未来寄托给公司，这样使得销售人员的不规范行为有所顾忌，也使得员工的职业侵占的成本上升。

近年，中国的经济发展很快，人们的意识形态出现了很多不健康的思潮，只要搞到钱就行，员工的忠诚度下降，这些虽然本应该是政府来解决的问题，但公司也不能推得一干二净。开展对内部员工的忠诚度教育，是要求公司和员工相互忠诚，以对方的利益为己任。这样逐渐规范员工的行为方式，从而改善公司的内部经营环境。这些对OA行业的公司尤为重要，因为OA行业的进入门槛较低，产品的利润不合理，行业中“跑单帮”的现象很普遍。公司如果不重视员工利益，不对员工进行教育，就难以让员工有忠诚度，会滋生员工的不规范行为，造成销售费用混乱和失控。

    建立员工的信誉体制，将员工的信誉与员工的考评、晋升挂钩。公司对员工考核不能简单地考核销售任务的完成情况，更考察员工的人品和信誉，并将销售人员的收入的提升、晋升等于员工的信誉联系起来，特别是员工的晋升，人品比业绩更重要。