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用计划撑起项目的成功

2016/5/25 5:45:00     点击率 []   【    我来说两句 ()

核心提示:

   本人从事通讯网络工程,做过不少项目,尤其是在海外项目中,与很多各部门的同事接触过,经常能看到一些同事日以继夜的工作,风风火火,有些纵使效率再高,但面对各种接踵而来的需求,也往往只能无奈的疲于奔命,非常辛苦,自己也曾有过类似的经历。诚然,我们工作当中需要做事雷厉风行,需要大家“鞠躬尽瘁”的奉献,但这并不是最好的工作方式和表现。
 
  每当这种时候,大家总会认为是人力、时间、设备等资源不足,而客户的需求也源源不断,突发的事情让人措手不及。如何应对这种局面呢?通过自己的实践,我认为最妥当的解决办法就是制订详细的可执行计划,并雷打不动的坚持。
 
  不管在项目中还是在职能部门的工作中,我们一直要求有工作计划,周计划、月计划等,其实也就是大家常说的短期目标和长期目标,重要性大家很清楚,如果运用得好,往往会事半功倍,在工作中占据更多的主动性,只是可能很多朋友并没有很好的用心去做。
 
  以我在项目工作中的经验来理解,工作计划有三个主要作用:
  1. 明确目标。有的放矢,明确的目标(包括时间、工作内容、工作成果等要求)可激发工作热情和提高工作效率,也是你的工作得到他人支持、配合、认可的前提。实际上,明确的目标是项目执行的生命力,既是起点也是终点。
 
  2. 平衡资源。矛盾总是无处不在的,项目工作中资源冲突是最大的管理问题之一,资源总是缺乏的,我们能做的无非两件事情,一是在资源相对充足的情况下利用计划将资源最大化充分利用,二是在资源不足的情况下利用计划来争取一些可争取的资源。在整个项目团队当中,甚至在整个公司资源池中,有一些资源是可流动的,但如果你没有一个很好的理由去说明管理层,那么本来就稀缺的资源为什么要给你呢?反之,如果你有充分的理由和足够重要的需求,谁能不帮忙解决?
 
  3. 最小化干扰。客户的需求总是源源不断的,而新的问题或工作也可能随时出现,层出不穷,可是,一旦我们制订好工作计划后,就必须最大程度的、最小偏差地去执行,并以此作为名正言顺的理由暂时将其他需求延缓,或最小化外界对我们既定工作的影响,以让大家最大可能的集中精神地做好一件事情(这点相当重要,不是每个人都有三头六臂,能三心二用)。
 
  当然,具备这三个作用的计划是有要求的,我把它定义为“详细的可执行计划”。
 
  1. 详细:如果能做到项目之外的人也能一目了然的话最好,具体问题具体分析,不同的项目和工作在计划编制的时候肯定会不一样的,个人认为至少需要精确到团队每人每天做何事。
 
  2. 可执行:这里有两个问题,一个是计划制订是否合理,二是计划是否能为你起到上述的三个功用。
 
  问题一取决于如何作计划,是考验个人或团队对所需要做的工作、及工作本身各方面的要求的熟悉程度,以及对团队能力的准确客观的评估等,属于专业问题,不展开。
问题二则是一个权威性问题。你的计划首先要得到三类人的认可:客户、项目组、执行人,只有这样透明并得到大家认可的计划,才能让大家明确工作目标及各人的分工,才能充分合理的利用和分配资源,才能最小化干扰,让大家最大可能的集中精神做一件事情,也就是可以拿这样的鸡毛来当令箭。
至于如何制订一个好的计划,确实不是一件简单的事,个人认为一般可用5W1H的方便来做,即考虑when, where, who, what, which和how,在什么时间什么地点由谁用什么东西来做什么事情,并达到什么效果等,同时需要考虑风险和应对措施,并预留一定的裕量,或准备好应急准备等。
  以下是我个人经历的一个项目阶段,跟大家分享一下(由于篇幅限制,仅作简单描述,详细案例将单独给出,请留意,同时,由于个人从事的是通讯行业,可能不少朋友不太理解相关的工作,请见谅)。
 
  2007年在某国际大项目中,我负责组织团队进行网络优化,阶段性任务是在11月内完成J市区约300个站点的Cluster优化,基本考虑如下:
 
  1) When:11月一个月
  2) Where:J市区约300个站点的20个簇(Cluster)
  3) Who:团队成员有6人,三个有经验的以及三个刚入行的新人
  4) What:Cluster簇优化,从网络建设阶段来看,属于网络初建期,是第一次的优化工作,以解决大的、明显的问题为主
  5) Which:基于考虑,优化的对象定位为天馈调整和后台邻区调整两大类
  6) How:前台路测,分析数据得出天馈调整方案,并在次日完成,同时给出部分邻区优化建议;
 
  后台根据历史数据及在路测中给出的邻区优化建议进行调整;
项目经理圈子
  整个过程循环两次。
  综合考虑,任务具有时间紧、工作量大、人力资源匮乏、设备不足、工作优先级高(因为网络尚在建设中,但已经商用)、外部干扰大(团队同时还要兼顾网络开通、解决用户投诉、处理客户新需求等工作)等特点。为按时完成,我制订了执行计划,主要有如下特点:
  1) 必须增加至少一个前台队伍的人力投入(测试和分析数据),因为6人还需要安排人完成日常工作;同时需要塔工进行天馈调整;
  2) 将队伍分成三类,将工作时间分成白天和夜晚两班,一类夜晚进行测试(因白天塞车,工作效率低),一类白天进行数据分析和输出调整方案,并由塔工进行天馈调整;一类在后台进行邻区配置和优化;
 
  3) 将20个Cluster细分为城区和郊区,先城区后郊区
 
  4) 几个Cluster并排进行,几项工作时间上错开以形成交迭式递进开展,充分利用时间
  5) 让所有团队成员充分明确各自工作重点及时间要求,以及相关的标准和交付
 
  在形成这样一份计划后,利用计划的充分说服力,向项目组申请了一个外包队伍、形成了一个塔工资源池、特殊的车辆使用权和优先权等;同时将此计划与客户方交流并双方签字确认,明确这是本月的工作重点,所有的资源都将集中在这里,在此期间其他任何的需求或突发事情,都要以此来衡量重要性和优先级,从而决定是否要执行。事实上后来在此期间,客户确实向我们提出了很多需求工作,但最终我们都是以会延误Cluster优化工作为由暂时搁置或延缓执行时间,从而保证了该任务的及时完成。
在执行过程中,我们每天监控完成的情况,考虑是否需要调整计划及应对措施,最终的结果是,在团队真的是日夜奋斗一个月后,我们成功地一天不差的完成了这个在他人看来是“Mission Impossible”的重任,网络性能显著提高且稳定,用户投诉数量大大减少,客户对我们的成果非常认同!(只是让兄弟们辛苦了,实在是于心不忍!!)
 
     实质上,计划在项目开展中的重要性是绝对的,在项目管理中有深入的阐述,同时也有如何运用和制订、执行计划的方法,希望此文能为大家抛砖引玉,从而多快好省的完成工作,同时也希望大家多学习一些项目管理的理念和方法,如在本文中的很多内容,在项目管理中有专门的术语和知识体系,希望大家能深入学习。
  最后以一句话收尾:项目工作必须“有法可依、有法必依、执法必严、违法必究”!

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