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管理者如何成为时间的主人

2016/8/14 20:48:00     点击率 []   【    我来说两句 ()

核心提示:

  《论语·述而》中记载着孔子的一个典故:叶公问孔子于子路,子路不对。子曰:“女何不曰:其为人也,发愤忘食,乐以忘忧,不知老之将至云尔。”叶公系楚国大夫沈诸梁,字子高,因担任过叶县尹,被人尊称为叶公。他曾向孔子的学生——子路询问孔子是怎样一个人,子路没有回答。孔子对子路说:“你怎么不回答说:他这个人哪,发愤起来会忘记吃饭,高兴起来会忘记忧愁,连自己快要老了也不知道,如此而已。”孔子这一自我鉴定极为中肯,也道出了今天企业家应努力身体力行的“三忘精神”,即“发愤忘食”的勤奋精神、“乐以忘忧”的乐观精神、“不知老之将至”的不老精神。

  逝者如斯

  孔子曾经以奔流不息的河水做比喻,对匆匆流失的时间发出“逝者如斯夫,不舍昼夜”(《论语 · 子罕》)的感慨,指出时间具有不可逆性。德国诗人席勒对孔子关于时间的这一比喻非常推崇,在《孔夫子的箴言》诗中写道:“不要把飞逝的现在当做友人,不要把静止的过去当做仇人。”正因为时间的不可逆性,席勒勉励人们要珍惜飞逝的现在,而过去已经一去不复返,后悔、留恋都没有用了,关键是应该从过去汲取经验和教训。

  管理大师德鲁克曾经说过:“时间是世界上最短缺的资源,除非严加管理,否则就会一事无成。”与一位60岁的亿万富翁相比,一位30岁的新近创业者所拥有的最大资源就是年轻,换句话说,他可以用30年的青春作为资本,去博取更多的财产。但遗憾的是,许多企业老总在审视企业的资源时,往往会对企业所拥有的人、财、物资源细加思量,但却任由自己的时间资源在不经意之中被挥霍掉。

  孔子所倡导的“发愤忘食”的勤奋精神正是基于时间这一稀缺资源而做出的系统思考和合理反应。宋代大文豪欧阳修在对友人描述自己的写作生涯时说道:“余平生所作文章,多在三上,乃马上、枕上、厕上也。”(《归田录》卷二)原来,这位大文豪抓紧马上、枕上、厕上这些零碎的时间构思,而一旦铺开纸笔,则能够做到思如泉涌,文章一气呵成,为后世留下了一笔宝贵的文学财富。

  无独有偶。加拿大著名医学家、北美现代医学教育的开拓、提升者——奥斯勒年轻时工作繁忙,与读书产生了矛盾。为挤出时间来读书,他定下了一个规矩,不管忙碌到多晚,睡觉之前必须读15分钟的书。他曾经计算过,按照一般人的阅读速度,一分钟大约可以阅读300字,15分钟便能阅读4500字,一年将阅读151.2万字。若以一本书7.5万字计算,一年大约可以读完20本书。奥斯勒睡觉之前读书15分钟的习惯一直坚持达半个世纪之久,一共读了大约8235万字,合计约1098本书。睡前15分钟阅读习惯的养成,不仅使奥斯勒的医学研究硕果累累,而且使他成为文学研究家。

  诚如鲁迅先生所说的那样:“时间就像海绵里的水,只要愿挤,总还是有的。”对于管理者来说,对时间的珍视应该成为一种自觉的行动,想方设法挖掘时间的潜在价值。

  言必及义

  值得一提的是,会不会管理时间,并不是单纯地看一个人的工作是否满负荷,也不以单位时间内他的工作效率作为衡量标准。有许多管理者每天从早忙到晚,不但在工作时间内充斥着各种工作,还不时地加班加点。在一些企业中,忙碌似乎成为永恒的主题,快节奏成为不变的风景线。然而,高投入并不一定带来高回报,高效率并不一定意味着高收益。那么,管理者如何才能成为时间的主人,而不是时间的奴隶呢?这就需要管理者树立起强有力的目标导向。

对于孔子来说,“罕言利,与命与仁”(《论语·子罕》),很少谈论利益,与他提倡天命、仁义形成了鲜明的对比。他曾经对某些人批评道:“群居终日,言不及义,好行小慧,难矣哉!”(《论语·卫灵公》)意思是,如果整天聚集在一起,而不谈论仁义,只喜欢卖弄小聪明,这些人要想“成仁”是很难的。可见,孔子的“发愤忘食”树立了鲜明的目标导向,一切以“成仁”为其最终目标。他之所以周游列国,到处开坛讲学,就是希望以自己的切身行动,实践着自己毕生的追求。

  在他们的日程表中,充斥着各种紧急任务,要求他们立即采取行动,他们每天都好像“救火队长”一样,一刻也不得闲。而紧急未必等于重要,紧急的事情可能无关轻重,甚至根本不用去理会,管理者因此而浪费了大量的时间,使得他们没有精力去考虑重要的事情,看不到因为重要的事情搁置而带来的更为严重的后果。本质上而言,这是管理者目标导向性不强的表现,至少这些管理者缺乏持续不变的目标。

  因此,前进的方向比前进的速度更为重要,只有明确目标,并始终以这一目标为导向,才可能真正提高时间运用的效率。明确的目标是对任务进行轻、重、缓、急排序的关键,那些与目标的实现相关性很强、对目标的实现影响非常大的任务,构成管理者的重要任务;而那些与目标的实现相关性不强、对目标的实现影响甚微的任务,即便在时间上极为紧迫,也完全可以不予理会。

  读书不二

  曾任清朝两江总督、直隶总督的曾国藩是中国近代史上最有影响的人物之一。他一生用“勤”、“恒”两字不断地劝勉自己、教育子侄,直到去世前一天仍手不释卷。关于治学,曾国藩提出了“读书不二”法则,指出“一书未完,不看他书”《曾国藩文集·课程十二条》。

  曾国藩所提出的“读书不二”法则,其前提是时间运用存在着转换成本。在读书的时候,如果东翻西阅,自然会分散一个人的注意力;在开展某项工作的过程中,如果老被别的事情打断,也会产生相应的转换成本,原因在于:人们在继续该项工作之前,必须重新审视自己的工作进度,调整自己的注意力,以便重新进入角色,才能在停顿的地方接着干下去。而且工作性质越复杂,花费在这上面的时间就越多,转换成本也就越高。国外的一项调查结果表明,转换成本可能降低一个企业20%到40%的效率。

  法布尔是法国著名的昆虫学家、科普专家。有位年轻人在事业上非常努力,但却收效甚微,为此他非常苦恼,找法布尔倾诉。法布尔对这个年轻人充满同情,又对他不知疲倦的努力颇为赞许:“看来你是一个希望献身科学的有志青年!”年轻人说:“是啊!我爱文学,也爱科学,同时,对音乐和美术也有很大的兴趣。”法布尔了解了年轻人苦恼的症结,微笑着从口袋里掏出一把凸透镜,当凸透镜的光集中到纸上一个点的时候,那张纸很快就被点燃了。此时,法布尔对着迷惘的年轻人说道:“把你的精力集中到一个点,就像透镜一样。”

  同样道理,高效的管理来源于管理者一定时期相对的专注。这就意味着,在某一时期,管理者的目标应该尽可能纯粹一些,如果眉毛、胡子一把抓,效果自然不会好。在日常工作中,设法安排出不受外界干扰、相对集中在一起的工作时间,是降低时间运用的转换成本的有效途径。对于企业老总而言,安排秘书对电话进行筛选、过滤,将不期的来访者阻挡在门外,或者找一个暂时不为人知的工作场所,是非常时期提高工作效率的重要举措。


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