无论从事什么职业，会计师、工程师、培训师，还是投资顾问，员工多半要在沟通上花掉大部分的时间。沟通做得比较好的员工一般会被委以重任，会不断升职，会获得事业上的成功。而那些沟通得不够好的员工就得不到这些。因此，对企业来说，当务之急是要确保员工掌握了有效沟通的方式与方法。

　　不幸的是，信息沟通渠道越来越多，员工对于如何有效沟通却越来越茫然。根据一项研究，普通知识型员工每天需要管理200多条信息；39%的知识型员工平均每天有六次或六次以上要被信息打扰；27%的员工必须分心去处理大量信息；而有19%的员工表示，他们收到的信息太多，已经难以招架。

　　信息为何泛滥

　　造成这种所谓“信息泛滥”的原因有很多，也各不相同，总的来说有以下几种。

　　?沟通方式因人而异。公司无法强行要求员工使用什么样的沟通工具，因为这是一个因人而异的决定。

　　?沟通工具日渐增多。每一种新技术，都是对原有工具的丰富。在电子邮件被广泛使用的时候，传真机并没有惨遭淘汰。所以现在员工至少可以使用16种信息交流方式，从普通的邮局信件到即时通讯工具，可谓五花八门。

　　?地理位置各不相同。住在不同国家的人在使用沟通工具方面具有不同的偏好。例如，在美国，由于有多个时区，因此人们喜欢用电子邮件来沟通；而英国只有一个时区，所以人们更爱用手机。

　　?工作负担越来越重。普通知识型员工平均每周要应对17个项目，而每个项目都需要沟通。

　　?工作安排日渐灵活。远程工作以及其他非传统的工作安排，已经使人们越来越需要保持联系并随时获取信息。

　　?公司规模有大有小。公司规模越大，越可能催生各式的信息交流系统。

　　邮件为何堆积

　　信息交流系统的膨胀已经很成问题了，而电子邮件所带来的麻烦也不应小觑。最近做的一项研究表明，员工收到的电子邮件中，有三分之一与正在做的工作没有关系。如果公司有100位员工，那么每年处理这些无关信息总共就要花掉15,000个小时，或者说420,000美元。如果员工数量增加到5,000人，那么工作效率方面的损失就会达到750,000个小时，等价于2,100万美元。与此同时，随着电子邮件的大量使用，面对面交流这种非常重要的沟通方式，尤其是在传达坏消息以及劝说他人时应该采用的方法，现在却用得越来越少了。

　　那么工作中的电子邮件为什么会增加呢？除开垃圾邮件的因素之外，主要原因有以下几个方面。

　　?员工将电子邮件抄送给所有他们能够想到的人，确保大家都知道他们答应的事情已经做了。

　　?主管不想和员工当面交涉。负面的绩效评估报告，甚至是解雇信，都已经通过电子邮件的方式向员工传达了。

　　?员工收到电子邮件后，不假思索地“回复所有人”而不是“回复”，结果把邮件回复了所有收到原始邮件的人，而不只是目标收件人。

　　?员工对原始邮件不做任何编辑修改就直接回复，因此很多邮件长得成了拉洋片，既无用处，读起来又费力。

　　?管理层认为，电子邮件比其他信息沟通方式的成本更低，因此应该取代所有其他的沟通渠道。

　　建立沟通部门

　　谁应该负责建立并指导员工在公司内部的信息沟通方式呢？是人力资源部门，IT部门，还是邮件收发室？在很多公司，可能的结果是，没有人对此负责。

　　今天，公司对沟通缺乏统一管理的惟一可能的解释就是：管理层认为这不值得去管理。他们认为，员工之间采取什么方式传递信息属于鸡毛蒜皮的小事，帮助员工有效沟通是非生产性的活动，投入时间、资金或人力等资源又不会提高利润。

　　大错特错！许多公司最关键的成功要素，无论是生产率还是创新，其核心就是沟通。沟通才是创新的基础！

　　现在你知道是怎么回事了。也就是说，除非有人负起责任来，否则信息泛滥现象是不会好转的，它只会变得更糟。

　　话虽如此，重要的还是要成立沟通部门，让其负责公司的信息沟通任务。公司希望所有员工能够分享共同的理念、目标、信仰、知识和信息，而沟通部门就是这一任务的正式执行机构。这是沟通人员的工作，这是他们的专长，在帮助公司其他人掌握沟通技巧方面，没有人比他们更有资格了。

　　沟通不属于IT部门的工作范畴。IT部门的任务是确保电缆连接正确，让那些二进制代码能够畅通无阻地传输。也不是人力资源部门的工作，人力资源部是要吸引和留住公司需要的人才。

　　实施四个步骤

　　将整个公司的沟通任务交给沟通部门绝不是一项简单的工作，必须认真进行规划。沟通部门可能会利用现有资源来处理大部分工作，但是你可能还需要增加人手和预算以做好这项新工作。

　　向沟通部门委以负责沟通工作的任务，包括四个重要步骤：第一步要确立目标；第二步要制定战略；第三步要设立可衡量的分目标；最后是拿出具体的实施方案。

　　1、确立目标。将沟通工作交付给一个部门时，首先应该为这个部门确立工作目标。这一目标与沟通计划中的目标非常类似，是你所追求的总体的、最终的目标。下面列举一些例子。

　　?解决电子邮件问题。改善电子邮件的使用现状，使其成为提高工作效率的工具，而不是影响效率的绊脚石。

　　?改进员工的沟通习惯。无论是对个人还是对公司的成就而言，沟通的影响都是巨大的。

　　?解决总体沟通问题。提供沟通的工具，以及使用这些工具的方法，既能够满足公司的需求，也是公司创新和提高效率的基础。