一、观念上的准备
别把前来参会的经销商当成下级员工，经销商是你厂家的客人。这个观点是前提，有些厂家之所以在会务安排工作频频招致经销商的不满，就是因为厂家的是按照开自己员工会议的思维模式来进行会务设计工作，到处都是规定，到处都是要求，没有从平等或是尊重客观事实的角度看待经销商，自然导致经销商的不满，以至于抱怨四起，牢骚连连。
二、请谁不请谁
这经销商培训会自然要请经销商老板了，除此之外，还要请谁呢？厂家们对此态度不一，有的是只请老板本人，有的则无此限制，经销商老板带老婆，带孩子，带员工，带朋友等等都有。笔者建议，在确定邀请对象时，最好是邀请经销商老板及其伴侣，因为国内的私营经销商群体中，很多都是夫妻搭档的管理模式，也就是夫妻俩都是老板，要培训自然是一起参加培训的效果最好，也免得出现老公参会学习了许多新东西和新市场趋势，而老婆因为位参会，仍然坚持旧有的那一套，在后期的运作中出现些矛盾和理解不对称的事情来。
另外，在邀请函上需直接注明，下属，孩子，朋友不要带上，因为经销商培训会上往往会安排一些管理方面的学习内容，就是如何管理甚至是对付下属的，这老板若是带着下属一起去上课，恐怕不太妥当。有的经销商老板喜欢带朋友一起去，而这些带去的朋友更多不但给厂家帮不上什么忙，并且会以旁观者的身份在经销商老板耳边说上不少风凉话，对厂家有颇多的不利因素。至于这经销商老板带孩子去，也不太合适，原因有三：一，孩子若带到培训会现场，难免会影响会场环境；二，若是把孩子放在房间，参会的老板又会心神不定；三，经销商培训会多安排在一些风景优美的城市，老板们经常会带孩子出去玩了，培训会也不参加了。
三、迎接
除了极少数本地经销商和自驾车前来的经销商老板外，大多数经销商老板参会无非是火车汽车和飞机，那么，这接待工作从车站码头就得开始了，这类的迎接工作一般得主要以下几个细节：
1、 安排穿厂家制度或是促销服装的礼仪人员，作为迎接的识别的人员，便于识别。
2、 制作大幅的迎接牌，接待人员人手一块，便于经销商识别，另外，在迎接重要嘉宾时，还得标注该嘉宾的姓名。别省那点钱，弄张皱巴巴的白纸，写上人家的名字去迎接。
3、 把接待车的后备箱收拾干净，客人接到后，首先得要放行李，这乱糟糟的汽车后备箱让客人立马感觉到这个厂家在管理方面不细致。
4、 客人上车做定后，先送上一杯水，以及本次会议的日程安排表。
四、酒店的安排
安排经销商培训会时所选择的酒店要与一般的联谊会有所区别，从确保培训会效果的角度来说，在酒店选择方面考虑以下几点因素：
1、 偏远些的酒店，离热闹的市区远些，免得经销商老板们出去逛大街，影响次日上课的精神状况。
2、 在酒店大堂为前来报道的经销商登记时，要收取客房钥匙押金，一是避免经销商过多的进行自行换房，二来也是避免经销商走时带走客房钥匙。
3、 让酒店方面提前把客房的消费品全部取走，免得经销商自行取用后，在费用方面给厂家带来的麻烦。
4、 关闭客房里的长途电话
5、 保留机动房间
五、会场安排
要想保证良好的会务效果，这会议安排很重要，在笔者参加的若干次经销商培训会中，也遇到过因为事前没有筹备准备到位，而出现的各类会议事故。这些事故若是从事前筹备的角度来说，也都是很好解决的：
1、 了解会场电流的最大负荷是多少，因为会场往往会启用多个用电设备，防止出现跳闸事件。
2、 会场使用的话筒一定要双备份，既是有两个有线话筒，两个无线话筒，对于连续性使用的无线话筒，一定要备足电池。
3、 要求酒店会场的调音师提前上班，因为调音师的正常上班时间为早晨八九点钟，可会议往往八九点就已经开始了，而在会议之前，一般需要半个小时以上的音响调整时间。
4、 全场禁烟，若是烟民实在太多，可考虑在靠近出口的地方安排吸烟区。
5、 在会议中提供瓶装水，千万别使用那种瓷杯，这瓷杯需要服务人员多次续水，这服务人员走来走去，影响会场纪律，另外，瓷杯有盖，盖子落下时，有撞击声，彼此起伏的撞击声会干扰大家的学习情绪。
6、 一定要注重现场的通风，一旦通风不佳，直接会导致大家出现烦躁，胸闷等状况。
7、 注意温度，会场内的温度要比室外低2到4度较为合适，稍微冷些，有利于大家头脑清醒，过于舒适的暖风很容易让大家昏昏欲睡。
8、 在会议现场可考虑使用强制性无线电静默设备，强行切断所有手机信号，避免一些不自觉不肯关手机的经销商影响会场环境。
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