吧主

概括为７个"Ｃ"：Completeness（完整）,Clearness（清楚）,Concreteness（具体）,Conciseness（简明）,Correctness（正确）,Courtesy（谦恭）,Consideration（谅解）.

要求书信的Completeness（完整），理由是：

*一封完整的书信比一封不完整的书信，有更大的可能性带来预期的效果；

*一封完整的书信，有助于建立和表达友善关系；

*一封完整的书信，可以避免由于疏漏所导致的诉讼（Lawsuit）；

有些书信由于所提供的情况完整而又生动有力（Completeand Effective）而成为极为重要的文件。

商业信函内容简明扼要,主体鲜明,不要夹带无关内容。如果您十分清楚所要表达的事,也需充分地考虑您所表达重点的开场白,以避免走题。一旦叙述过的事情,就不必再重复。往往最后一段重复原有内容会破坏整篇信的效果。

一封信写得是否完整，建议用５个"Ｗ"来检验，即：

"Who,What,where,When及Why(包括How)"例如在定货的信中，必须明确说明：

"需要什么商品"(Whatyouwant)

"何时需要"(Whenyouneedthegoods)

"货物发到何地何人收"(toWhomandwherethe

goodstobesent)

"如何付款"(Howpaymentwillbemade)

"为什么"(Why)如拒绝对方的要求，或对对方提出要求时应说明理由。

ReplyOfferSheet

Dear......(customername),

Withreferencetoyourletterof......,we

arepleasedtoacceptyourofferof......of

......asperyourOfferSheetNo........

PleasegoaheadandapplyforyourExportLicense.

Assoonasweareinformedofthenumberofthe

ExportLicensewewillopentheL/Cbycable.

Thanks&Bestregards

......(yourname)

......(yourcompanyname)

译文：回复报盘单



尊敬的......(客户名称)
关于你们......(日期)涵，我们高兴地接受你们第......号报盘单所报......(数量)......(商品名称)。请着手办理申请出口许可证。一经接到出口许可证号码的通知，我们当即电开信用证。

谢谢!

顺祝商祈!

......(您的姓名)

......(您的公司名称)

作者：220.176.100.* 日期：2011/6/4 10:29:50 　 回复